Handlowiec spotyka się z klientem, rozmawia o kolejnym zamówieniu i potrzebuje kilku konkretnych informacji: dostępności towaru, obowiązującej ceny, historii zakupów oraz stanu rozliczeń. Większość tych danych firma ma już w enova365. Pytanie brzmi: jak wygodnie wykorzystać je podczas wizyty i przekazać zamówienie do dalszej obsługi?
Właśnie dlatego firmy handlowe i dystrybucyjne szukają systemu SFA zintegrowanego z enova365. Najlepszym wyborem będzie rozwiązanie dopasowane do codziennej pracy przedstawicieli, które zapewnia sprawną wymianę danych z ERP w obu kierunkach.
Takie połączenie oferuje emp365. Gotowa integracja z enova365 pozwala połączyć dane przedsiębiorstwa z mobilną obsługą sprzedaży. ERP obsługuje procesy handlowe, magazynowe i rozliczeniowe, a SFA wspiera przedstawiciela podczas planowania dnia, spotkania z klientem i składania zamówienia.
enova365 – co wyróżnia ten system ERP?
enova365 to polski system ERP rozwijany przez firmę Soneta. Ma budowę modułową, dzięki czemu przedsiębiorstwo może dobierać obszary funkcjonalne do swoich potrzeb. Obejmują one m.in. handel i magazyn, finanse i księgowość, kadry i płace, CRM, produkcję oraz analizę danych.
Z perspektywy firmy zatrudniającej przedstawicieli handlowych warto zwrócić uwagę na kilka cech:
- Obsługę sprzedaży i magazynu. Moduł Handel pozwala zarządzać zamówieniami, dokumentami handlowymi, cenami, rabatami i wieloma magazynami.
- Możliwość dopasowania procesów. Obieg dokumentów i zasady ich obsługi można konfigurować zgodnie ze sposobem działania firmy.
- Własny moduł CRM. enova365 wspiera m.in. prowadzenie historii kontaktów, planowanie zadań i zarządzanie szansami sprzedażowymi.
- Różne sposoby dostępu. Producent oferuje interfejs okienkowy, przeglądarkowy i mobilny; dostępny zakres zależy od wybranego wariantu rozwiązania.
- Możliwości integracji. W ofercie znajduje się m.in. WebAPI, umożliwiające wymianę danych z zewnętrznymi aplikacjami.
Dla integracji z SFA szczególnie ważne jest to, jakie dane handlowe firma faktycznie prowadzi w enova365. Samo korzystanie z tego ERP, np. wyłącznie w obszarze kadr i płac, nie oznacza jeszcze, że znajdują się w nim kartoteki towarów, cenniki i zamówienia potrzebne przedstawicielom.
Po co SFA, skoro enova365 ma CRM i dostęp mobilny?
Potrzeba wdrożenia SFA wynika przede wszystkim ze sposobu pracy zespołu. Przedstawiciel regionalny codziennie odwiedza klientów, przemieszcza się między miejscowościami, przyjmuje zamówienia i realizuje zadania związane z konkretnymi punktami sprzedaży.
Dedykowane SFA warto ocenić pod kątem całego tego cyklu: przygotowania do wizyty, zaplanowania trasy, rozmowy z klientem, złożenia zamówienia i zapisania ustaleń.
W systemie SFA emp365 handlowiec może planować wizyty i trasy, korzystać z historii współpracy, składać zamówienia oraz zapisywać notatki. Kierownik sprzedaży otrzymuje natomiast wgląd w aktywności zespołu i raporty.
Wartość połączenia enova365 z SFA polega na dopasowaniu dostępu do danych i organizacji pracy do potrzeb sprzedaży terenowej. Podczas prezentacji najlepiej sprawdzić to na zadaniach, które przedstawiciele wykonują każdego dnia.
Jak działa integracja SFA z enova365?
Podstawą jest dwukierunkowa wymiana danych. enova365 udostępnia informacje potrzebne do sprzedaży, a SFA przekazuje zamówienia zebrane przez handlowców. Dane powstające podczas dalszej obsługi w ERP mogą następnie wracać do aplikacji mobilnej w ustalonym zakresie.
emp365 wymienia enova365 wśród gotowych integracji. Oznacza to, że dostępne są mechanizmy komunikacji między systemami. Podczas wdrożenia trzeba dopasować je do konkretnego środowiska: używanych modułów, kartotek, zasad cenowych i obiegu dokumentów.
Przykładowy zakres do uzgodnienia wygląda następująco:
| Dane | Kierunek wymiany | Zastosowanie |
|---|---|---|
| Kontrahenci i produkty | enova365 → SFA | Dostęp handlowca do bazy klientów i oferty |
| Cenniki, rabaty i warunki handlowe | enova365 → SFA | Przygotowanie zamówienia zgodnie z ustaleniami z klientem |
| Stany magazynowe | enova365 → SFA | Sprawdzenie dostępności towarów |
| Historia dokumentów i rozrachunki | enova365 → SFA | Przygotowanie do rozmowy o zakupach i płatnościach |
| Zamówienia od handlowców | SFA → enova365 | Przekazanie zamówień do dalszej obsługi |
| Uzgodnione informacje o obsłudze zamówienia | enova365 → SFA | Informacja zwrotna dla przedstawiciela |
Dwukierunkowa integracja nie oznacza, że każde pole jest edytowane w obu aplikacjach. Dla poszczególnych danych ustala się system źródłowy, kierunek przepływu oraz sposób aktualizacji.
Więcej o tym modelu opisujemy w artykule: Integracja systemu SFA z ERP — jak działa i jakie przynosi korzyści.
Co dzieje się z zamówieniem złożonym podczas wizyty?
Przedstawiciel wybiera klienta, dodaje produkty i ustala zamówienie na podstawie danych dostępnych w aplikacji. Po przesłaniu do enova365 zamówienie jest obsługiwane zgodnie z procesem przyjętym w firmie. Na przykład kierowane do weryfikacji lub dalszej realizacji.
Pracownik biura może dzięki temu otrzymać uporządkowane dane bez przepisywania pozycji z wiadomości lub notatek handlowca. W kolejnym kroku aplikacja SFA może pobrać uzgodnione informacje zwrotne z ERP.
Warto podczas wdrożenia ustalić konkretnie: co zobaczy handlowiec po przyjęciu zamówienia, jakie dokumenty będą dostępne i jak często dane będą odświeżane. Pozwala to jasno określić, jak integracja pomoże w późniejszej obsłudze klienta.
enova365 i emp365 w codziennej pracy – przykładowy scenariusz
Wyobraźmy sobie hurtownię zatrudniającą siedmiu przedstawicieli regionalnych. Firma prowadzi sprzedaż i magazyn w enova365. Poniższy scenariusz ilustruje sposób wykorzystania integracji; nie jest opisem konkretnego wdrożenia.
Przed wizytą handlowiec sprawdza wcześniejsze zakupy klienta i przygotowuje propozycję uzupełnienia asortymentu. Na spotkaniu korzysta z udostępnionych cen i informacji o dostępności, a następnie zapisuje zamówienie w SFA.
Zamówienie trafia do enova365 zgodnie z ustalonym mechanizmem synchronizacji. Biuro rozpoczyna jego obsługę, a przedstawiciel zapisuje w SFA ustalenia i planuje kolejny kontakt.
Jeżeli klient później zapyta o zamówienie, handlowiec może skorzystać z informacji zwrotnych objętych integracją. Kierownik sprzedaży analizuje aktywności zarejestrowane w SFA i sprawdza, jak zespół realizuje plan wizyt.
Tak zorganizowany proces może ograniczyć liczbę telefonów do biura, przyspieszyć przekazywanie zamówień i ułatwić kontynuowanie rozmów z klientami.
Jakie funkcje SFA są szczególnie przydatne przy współpracy z enova365?
Planowanie wizyt i tras
emp365 wspiera układanie harmonogramu spotkań oraz wyznaczanie i optymalizację tras. Dla przedstawiciela oznacza to wygodniejsze przygotowanie dnia pracy, a dla kierownika – lepszy wgląd w planowane działania zespołu.
Informacje potrzebne podczas rozmowy
Historia zamówień, oferta, warunki handlowe i rozrachunki pomagają przygotować się do spotkania. Handlowiec może szybciej odnieść się do wcześniejszych zakupów lub wyjaśnić kwestię płatności.
Raportowanie wizyt
Notatki i informacje o aktywnościach zapisane w SFA ułatwiają zaplanowanie kolejnych kroków. Warto przy tym uzgodnić, które informacje pozostają w SFA, a które firma potrzebuje przekazywać również do ERP.
Praca przy braku zasięgu
emp365 obsługuje pracę offline. Dane zebrane bez połączenia mogą zostać przesłane po odzyskaniu internetu. W trybie offline handlowiec korzysta z wcześniej zsynchronizowanych informacji. Aktualizacja cen, stanów czy rozrachunków wymaga ponownego połączenia.
Jak przygotować integrację SFA z enova365?
Przed wdrożeniem warto opisać kilka typowych sytuacji sprzedażowych i sprawdzić, jak mają przebiegać w połączonych systemach.
- Ustal źródła danych. Sprawdź, gdzie firma prowadzi klientów, towary, ceny, rabaty i rozliczenia oraz które informacje powinien widzieć dany handlowiec.
- Opisz obieg zamówienia. Określ, jaki dokument ma powstawać w enova365, kto go weryfikuje i co dzieje się przy brakach towaru lub przekroczeniu limitu kupieckiego.
- Uzgodnij synchronizację. Ustal częstotliwość aktualizacji, zakres informacji zwrotnych i sposób obsługi błędów przesyłania danych.
- Przetestuj rzeczywiste warunki handlowe. Uwzględnij klientów z różnymi rabatami, jednostki sprzedaży, wybrane magazyny oraz niestandardowe pola.
- Zaplanuj uruchomienie i wsparcie. Ustal szkolenie zespołu, odpowiedzialność za integrację oraz sposób sprawdzania jej działania po aktualizacjach ERP i SFA.
W przypadku emp365 zakres projektu określa analiza przedwdrożeniowa. Dokładniejsze omówienie etapów znajdziesz w tekście Wdrożenie systemu SFA – ile trwa i jak wygląda krok po kroku.
enova365 + SFA + platforma B2B – kolejne możliwości rozwoju sprzedaży
Firma korzystająca z enova365 może rozwinąć obsługę klientów także o platformę sprzedażową B2B emp365, dla której również dostępna jest gotowa integracja z tym ERP.
W takim modelu przedstawiciel korzysta z SFA podczas wizyt, a klient może samodzielnie uzupełnić zamówienie przez internet, również poza godzinami pracy biura. Po zalogowaniu otrzymuje dostęp do oferty i przypisanych mu warunków handlowych. Zamówienia z platformy są przekazywane do ERP w ramach uzgodnionej integracji.
Ta sama firma może więc obsługiwać klienta podczas spotkania i umożliwiać mu zakupy pomiędzy wizytami. Przedstawiciel zyskuje więcej przestrzeni na doradztwo, prezentację nowości i rozwijanie współpracy.
Dobierając takie rozwiązanie, warto uwzględnić również funkcje już używane w enova365, w tym ewentualny Pulpit Kontrahenta. Zakres nowej platformy powinien odpowiadać konkretnym potrzebom sprzedaży samoobsługowej.
Jaki system SFA wybrać do enova365?
SFA emp365 warto rozważyć, jeżeli firma potrzebuje gotowej integracji z enova365 oraz aplikacji wspierającej codzienną pracę przedstawicieli terenowych. Dwukierunkowa wymiana danych, mobilna obsługa zamówień, organizacja wizyt i możliwość uruchomienia platformy B2B tworzą praktyczny zestaw narzędzi dla sprzedaży.
O dopasowaniu rozwiązania najlepiej przekonać się podczas prezentacji opartej na własnym procesie: wybranym kliencie, jego cenniku, typowym zamówieniu i informacjach, które mają wrócić do handlowca.
Korzystasz z enova365 i chcesz usprawnić pracę swojego zespołu? Skontaktuj się z emp365 i umów prezentację systemu SFA. Pokażemy możliwości współpracy obu systemów i omówimy zakres integracji potrzebny w Twojej firmie.
