Rafał Tabaczek, przedstawiciel Grupy Ekspert:
DAKOMA funkcjonuje na rynku od 1996 roku. Jak wyglądała jej ewolucja?
Tomasz Pojawa, specjalista ds. PR Dakomy:
To naprawdę fascynująca historia, rozpoczynaliśmy od doradztwa i dystrybucji w zakresie środków chemicznych, służących do produkcji i wykańczania obuwia, a stopniowo przekształciliśmy się w czołowego na rynku polskim producenta preparatów i akcesoriów do butów, ale nie tylko…
Aż pojawiła się możliwość współpracy z zagranicznym partnerem…
Wspólnie z włoskim partnerem – firmą GIRBA, rozpoczęliśmy produkcję linii kosmetyków do pielęgnacji i konserwacji obuwia, i wyrobów skórzanych pod naszą główną marką COCCINÉ. Dla nas było to nie lada wyróżnienie, że przedsiębiorstwo zlokalizowane niedaleko Mediolanu, a więc niekwestionowanej stolicy mody i szyku, zdecydowało się nam zaufać.
Jakie były założenia zawartego porozumienia?
Wspólnie doszliśmy do wniosku, że należy zestawić naszą wiedzę z doświadczeniem i zapleczem technologicznym, jakim dysponowała Girba. Łącząc siły w roku 2003 rozszerzyliśmy ofertę o wkładki do obuwia, preparaty do czyszczenia, pielęgnacji i renowacji obuwia, mebli i tapicerki samochodowej.
Sukces był ogromny?
Konkurencja na pewno przestała spać spokojnie. (śmiech) Od początku wiedzieliśmy, dokąd dążymy, a nasze ambicje po tych dwudziestu dwóch latach wcale nie słabną. Z czasem udało się dołączyć do oferty kolejne innowacyjne produkty.
Jak Pan tłumaczy tak imponującą dynamikę rozwoju? Zadecydowała jakość produktów czy wypełnienie rynkowej niszy?
Rozwój firmy to ciężka praca wszystkich pracowników, realizujących strategię Zarządu. W 2010 roku zbudowaliśmy własne laboratorium – od tego czasu wszystkie receptury i nowe produkty powstają u nas. Od 2017 roku nasze doświadczenie i wiedza nt. czyszczenia i pielęgnacji skór zaowocowała linią produktów Cocciné Home Line do skórzanych mebli, galanterii jeździeckiej i motocyklowej. W 2018 pojawiły się preparaty do obuwia casualowego i sportowego – Cocciné Sneakers Line. Od 2016 roku dynamicznie rozbudowujemy przestrzeń produkcyjną, magazynową i laboratorium przy siedzibie głównej w podwarszawskiej Wiązownie.
Warty uwagi jest też fakt, że zatrudniamy ponad setkę ludzi w tym kilkunastu przedstawicieli handlowych. Moim zdaniem, bez położenia nacisku na koordynację działań nie da się działać sprawnie.
Znajdzie się łyżka dziegciu? Co stanowiło największe wyzwanie na przestrzeni lat?
Dobrze wiem, że każdy pojedynczy pracownik codziennie dba o zadowolenie klienta.
Wspólnie z Zarządem doszliśmy do wniosku, że ich prognozy oparte na wiedzy i doświadczeniu nie wystarczą. Trzeba było zacząć dokładniej rejestrować zarówno nasze działania, jak i aktywność konkurencji. Pomysłów było mnóstwo, ale zabrakło odpowiedniego narzędzia.
W jaki sposób Dakoma zamierzała udoskonalić procesy sprzedażowe?
Zależało nam głównie na automatyzacji i integracji obsługi zamówień. Udało się zidentyfikować powtarzające się problemy. Okazało się, że należy usprawnić wewnętrzną komunikację. Wysyłaliśmy w teren najlepszych handlowców, którzy intensywnie wykorzystywali swoje umiejętności, ale powrót informacji do centrali trwał zbyt długo. Podobnie jak potwierdzanie zamówień, sprawdzanie wykonania planów sprzedaży i sporządzanie raportów po wizytach u klientów. Cenny czas przeciekał nam między palcami.
Wspomniał Pan, że zapału było więcej niż propozycji rozwiązań. Czy zatem misterny plan spalił na panewce?
Początki zawsze są trudne. Z dzisiejszej perspektywy oceniam, że próba stworzenia własnego systemu mobilnego była obarczona dużym prawdopodobieństwem niepowodzenia. Wbrew pozorom eksperymentowanie wyszło nam jednak na dobre. Porwaliśmy się trochę z motyką na słońce, ale w tym czasie zdążyliśmy dokładnie się dowiedzieć, czego oczekujemy od systemu mobilnego. Zdecydowanie ułatwiło nam to późniejsze negocjacje z profesjonalistami w tej dziedzinie.
Komu zaufała Dakoma?
Obecnie korzystamy z usługi EMP Mobile. To aplikacja dla handlowców, która pozwala na swobodne działanie w terenie. Z decyzją o wdrożeniu rozwiązania nie mogliśmy zwlekać, lecz byliśmy świadomi, że pośpiech może być złym doradcą.
Jak wyglądał proces implementacji systemu ERP? Pojawiły się trudności?
Tak jak wspomniałem, dzięki wcześniejszym doświadczeniom, bardzo dobrze wiedzieliśmy, czego chcemy. Okazało się, że nasi profesjonalni partnerzy potrzebowali jednak więcej informacji. Nie sądziłem, że negocjacje potrwają aż pół roku, ale dzisiaj wiem, że warto było szczegółowo omówić każdy aspekt.
Poprzedni system trzeba było wrzucić do kosza?
Na szczęście nie. Udało się wykorzystać kilka naszych pomysłów i narzędzi powiązanych z SAGE ERP z nowym systemem EMP Mobile.
Razem z okresem negocjacji, etapem wprowadzenia wersji testowej, a potem produkcyjnej, cała procedura trwała niemal rok. Tak naprawdę do dzisiaj doskonalimy nasze umiejętności i usprawniamy stosowane rozwiązania. To wciąż otwarty proces. Prowadzenie działalności i utrzymanie przewagi konkurencyjnej wymaga zdolności ciągłego uczenia się. Także na błędach. Mnie cieszy najbardziej fakt, że było ich stosunkowo mało, a liczba korzyści przerosła nawet moje oczekiwania.
Załóżmy przez chwilę, że ma Pan kogoś przekonać do wdrożenia systemu EMP.
Dawno nie miałem okazji wcielać się w rolę handlowca, ale mam nadzieję, że potrafię. (śmiech). Zacznę od najmocniejszego argumentu: system EMP sprawia, że handlowcy nie tracą czasu. To podstawa prawidłowego funkcjonowania mobilnego działu sprzedaży. Rynek ulega nieustannym przeobrażeniom, tak jak preferencje klientów. Handlowiec musi zawsze dysponować aktualną wiedzą. Tylko wtedy potrafi szybko zareagować i jest w stanie zdążyć przed konkurencją. EMP Mobile przyspiesza proces ofertowania i usprawnia obsługę wizyt handlowych oraz czynności posprzedażowych. Dużo łatwiej jest zaplanować trasy, dzięki czemu sprzedawca optymalnie wykorzystuje czas. Każde spotkanie z klientem to potencjalny wzrost sprzedaży. Zyskuje na tym także firma, otrzymując na bieżąco raporty niezbędne do analizy danych i prowadzenia rozliczeń. Uff, zdałem egzamin? (śmiech)
Był Pan naprawdę przekonujący.
To bardzo proste, gdy zadaniem jest rekomendowanie dobrego produktu.
Z naszej perspektywy, system EMP Mobile to długa lista korzyści, którą po wdrożeniu docenili również użytkownicy. Usprawnienie realnie podniosło ich produktywność, przy jednoczesnym zmniejszeniu stresu i liczby obowiązków. Pamięć jest ulotna i wypełnianie raportu dopiero po powrocie z terenu było uciążliwe. Teraz dane są bardziej precyzyjne i odpowiadają prawdziwemu obrazowi stanu rzeczy.
Przedstawiciele handlowi mają mniej pracy?
Lepiej wykorzystują czas. Zwiększyła się liczba odwiedzonych klientów, co rokuje na korzystne wyniki finansowe firmy oraz intensyfikowaliśmy pozyskanie klientów na spadkowym rynku detalicznym. Nasi partnerzy biznesowi także wyrażają zadowolenie ze skrócenia czasu obsługi zamówień.
Przedstawiciele handlowi poprzez nowy system dysponują dokładniejszą wiedzą na temat dostępnych promocji czy dotychczasowej historii zamówień. Mogą proponować spersonalizowaną ofertę, obok której trudno przejść obojętnie. EMP Mobile to dla przedstawicieli handlowych podręczna encyklopedia sprzedaży oraz narzędzi dodatkowych np. Śledzenia rozliczeń.
Przypomniała mi się słynna zasada jedności czasu, miejsca i akcji, znana już starożytnym Grekom.
Bardzo trafne skojarzenie! Faktycznie, system EMP pozwala we właściwym momencie skupić wszystkie informacje w jednym miejscu, co umożliwia podjęcie akcji przez sprzedawcę. Jeśli handlowiec widzi, że pożądanego przez klienta towaru nie ma w magazynie, może szybko zareagować i zaproponować zamiennik.
Rozumiem, że współpraca będzie kontynuowana?
Jak najbardziej. Rzadko udaje się znaleźć tak elastycznego partnera biznesowego, który potrafi umiejętnie wsłuchać się w potrzeby, jak uczyniła to Grupa Ekspert. Firma wciąż ewoluuje, a my znaleźliśmy rozwiązanie, które tę dynamikę rozwoju znacznie przyspiesza.