Czas stanowi niezwykle ważny i cenny zasób każdego człowieka. Szczególnie w pracy przedstawicieli handlowych czy managerów sprzedaży. Minut, które już minęły, nigdy nie uda się odzyskać, więc należy dbać o to, aby każdą z nich wykorzystywać jak najbardziej efektywnie. Optymalne zarządzanie czasem to przydatna umiejętność, więc zdecydowanie warto ją posiąść. Dlaczego?
Dlaczego warto efektywnie zarządzać swoim czasem?
Czas na nikogo nie czeka. Tak zwykł mawiać Abraham Lincoln i ciężko się z jego słowami nie zgodzić. Jednak opierając się na tej tezie, nie istnieje możliwość zarządzania czasem w potocznym rozumieniu tego stwierdzenia. Każda minuta, którą mamy już za sobą, nie wróci. Właśnie dlatego rozsądne korzystanie z tego wyjątkowo cennego zasobu zależy głównie od tego, jak zarządzamy sobą i tym, co robimy. Aby efekty naszej pracy były jak najszybciej widoczne, należy opracować plan działania.
Jak planować zadania, aby efektywnie je realizować?
Specjaliści od planowania opracowali na drodze wieloletniej praktyki i badań pewne zasady, którymi warto się kierować, aby zoptymalizować proces realizacji celów. Warto wiedzieć również, że najczęściej nie wymagają one specjalistycznego sprzętu, a jedynie kartki papieru i długopisu. Nie należy jednak opracowywać wielu kalendarzy, ponieważ może to spowodować problem związany z wydłużeniem procesu planowania, a później wyszukiwaniem konkretnych celów.
Uniwersalna recepta na planowanie, która ułatwi wywiązywanie się z powierzonych zadań, ogranicza się do kilku podstawowych kroków. Powinieneś:
- zaplanować szczegółowo około 60% całego dnia, a pozostałe 40% pozostawić na wypadek pojawienia się nieprzewidzianych zadań i okoliczności,
- mieć zrealizowane co najmniej 60-70% zadań wyznaczonych na dany dzień,
- przeanalizować, ile czasu wymaga wykonanie konkretnego zadania i przeznaczyć na nie około 50% więcej, aniżeli zakładałeś,
- planować spotkania z myślą, że mogą rozpocząć się z opóźnieniem lub przedłużyć,
- dzielić duże zadania na kilka mniejszych,
- zwracać uwagę na składowe zadania, których wykonanie zależy od osób trzecich,
- podczas planowania uwzględnić koszt ich realizacji, a także potrzebne zasoby (również czas),
- rozpoczynać realizację z wyprzedzeniem, aby zyskać tak zwany margines błędu, który umożliwi dokładniejszą analizę po pracy lub ewentualne poprawki,
- uwzględnić podczas planowania krzywą wydajności dziennej i krzywą zakłóceń dziennych.
Co to jest krzywa wydajności i krzywa zakłóceń dziennych?
Krzywa wydajności i zakłóceń to zasadniczo dwa wykresy graficzne, z których można wyciągnąć wiele cennych informacji dotyczących zarządzania czasem i planowania realizacji zadań. Zdecydowanie warto się z nimi zapoznać, ponieważ korzystanie z nich gwarantuje pewne korzyści bardzo niskim kosztem.
Krzywa wydajności dziennej wskazuje poziom wydajności w funkcji czasu. Dużym ułatwieniem jest fakt, że możemy dopasować ją do indywidualnych pór rozpoczynania pracy, a także jej charakteru. Z wykresu wyraźnie widać, że pierwszy i najwyższy szczyt sprawności nadchodzi po około dwóch godzinach pracy, a następnie powoli maleje. Warty wówczas zająć się najcięższymi i priorytetowymi zadaniami na dany dzień. Pomiędzy kilkoma godzinami wczesnego popołudnia najczęściej pojawia się wyraźny spadek. Dobrze wykorzystać ten czas na zadania rutynowe, łatwe, które nie wymagają dużej uwagi czy skupienia. Wraz z nadejściem kolejnego, nieco mniejszego niż wcześniej szczytu wydajności, należy zaplanować istotne oraz ważne cele.
Wyraźnie widać, że krzywa zakłóceń dziennych w pewien sposób pokrywa się z krzywą wydajności. Na okres najważniejszych zadań przypada de facto najcięższy czas pod względem utrudniających pracę czynników zewnętrznych. Jaki można wyciągnąć z tego wniosek? W godzinach największej wydajności należy maksymalnie odciąć się od otoczenia. Nie reagować na maile, wyciszyć telefon i całkowicie skupić się na pracy.
7 kroków do łatwiejszego osiągania celów i realizacji zadań
Plan ma kluczowe znaczenie podczas wykonywania zadań. Jak go opracować? Oto siedem cennych rad-kroków, które zwiększą efektywność, pozwolą osiągnąć obrany cel. Powinieneś kolejno:
- sprecyzować czego tak naprawdę chcesz,
- zanotować to,
- wyznaczyć termin, do którego należy wywiązać się z zadania,
- sporządzić listę czynności, które są konieczne do ukończenia zadania,
- nadać liście charakter planu, uwzględniając priorytety,
- zacząć działać jak najszybciej i nie odwlekać żadnej czynności,
- rozłożyć pracę tak, aby codziennie wykonywać choć jeden krok w stronę sukcesu.
Powyższe punkty wyraźnie wskazują na konkretne elementy, dzięki którym każdy przedstawiciel handlowy lub manager sprzedaży może doskonale zarządzać sobą w czasie. Co ciekawe, jednocześnie pokazują również największe zagrożenia, które tę efektywność minimalizują. Wystrzegaj się przede wszystkim:
- braku asertywności i planu dnia,
- skupienia aktywności na jednym obszarze,
- odkładania zadań w czasie,
- nieumiejętnego delegowania zadań,
- omijania czasu na wypoczynek lub posiłek.
Brian Tracy to ekspert w dziedzinach rozwoju osobistego i psychologii sukcesu. Napisał wiele książek, a jedną z nich jest “Zjedz tę żabę”. Omawiana w niej metoda zwraca uwagę na problem odkładania zadań w czasie, omawiając ją na przykładzie zjedzenia żaby. Płaz stanowi w niej najważniejsze zadanie do wykonania, często wywołujące największy stres. Jeśli musisz je wykonać, zrób to od razu i go zjedz! Wówczas nie tylko zapewnisz sobie komfort psychiczny, ale także zminimalizujesz ryzyko pojawienia się kolejnych problemów i utrudnień podczas oczekiwania na podjęcie pierwszego kroku.
Albert Einstein stwierdził, że każdy człowiek wie, jak zabić czas, ale nie każdy wie, jak go wskrzesić. Zdajemy sobie sprawę z tego, że to, co minęło, już do nas nie wróci i ta świadomości popycha nas do jeszcze bardziej efektywnej pracy, aby skorzystać z każdej minuty naszego życia. Warto wcielić w życie kilka prostych kroków przedstawionych w artykule, ponieważ w większości nie wymagają wielu zasobów, a wszystkie korzyści są ciężkie do wypunktowania.