Prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach wymaga nie tylko wnikliwej analizy rynku, zaawansowanej organizacji oraz umiejętności zarządzania zarówno finansami, jak i zasobami ludzkimi. W obliczu stale rosnącej konkurencji, a jednocześnie wzrastających wymagań klientów, warto wprowadzać innowacyjne rozwiązania, jakie jest system ERP. Z poniższego artykułu dowiesz się czym jest ERP, co przemawia za jego wdrożeniem do Twojej firmy i jakie poniesiesz koszty.
System ERP — co to jest?
Enterprise Resources Planning — w skrócie, ERP — to zestaw zintegrowanych narzędzi biznesowych, służących do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Oprogramowanie tej klasy, poprzez zbiór i weryfikację danych, ma na celu skutecznie wspomagać i usprawniać procesy zachodzące w każdej sferze działalności przedsiębiorstwa.
Dla kogo dedykowany jest ERP?
Zintegrowane systemy zarządzania znajdują zastosowanie dla firm z różnych branż, działających zarówno w sprzedaży, produkcji, usługach, logistyce i transporcie, finansach czy handlu i dystrybucji. Dawniej rozwiązanie to było zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw, gdyż niosło ze sobą konieczność zakupu odpowiedniego sprzętu czy zatrudnienia dodatkowych pracowników IT. Współczesne systemy ERP, dzięki przejściu do chmury, mogą być wdrożone zarówno w międzynarodowych korporacjach, jak i w małych lub średnich firmach.
Chmurowe rozwiązanie ERP niesie ze sobą także inne korzyści, a mianowicie wdrażanie w krótkim czasie i bez konieczności ponoszenia dużych nakładów kapitałowych. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw umożliwia to także elastyczność w zakresie dodawania nowych użytkowników, jak również zarządzania zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.
Dlaczego warto inwestować w ERP?
Wraz z rozwojem firmy, zwiększa się liczba pracowników, wytwarzanych produktów czy świadczonych usług, a to z kolei utrudnia sprawne zarządzanie wszystkimi sferami. Systemy ERP, za sprawą licznych funkcjonalności, przekładają się na większą efektywność rozmaitych obszarów działania przedsiębiorstwa m.i n.:
- finansów i księgowości,
- zarządzania środkami trwałymi,
- zarządzania sprzedażą,
- marketingiem,
- produkcją,
- magazynem,
- kierowaniem projektami,
- tworzeniem analiz i raportów.
Jedną z najważniejszych zalet wdrożenia ERP jest więc pełna kontrola nad przedsiębiorstwem i zachodzącymi w jego obrębie procesami. W dużych i średnich przedsiębiorstwach budują sieć zależności pomiędzy działaniami poszczególnych pracowników. a zadania każdego z nich składają się na całościowy przebieg pracy. Im szybciej i skuteczniej proces ten jest przeprowadzony, tym lepiej wpływa na rozwój biznesu. Dzięki oprogramowaniu ERP, zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy poszczególnych działów posiadają wgląd w etapy wszystkich procesów.
Ujednolicony sposób przeglądania informacji dotyczących działalności firmy na każdym jej szczeblu oraz ogólna baza danych, będąca źródłem raportowania, w której odnotowywane i przetwarzane są wszystkie transakcje, pozwalają na lepszą organizację pracy, pełną kontrolę oraz przeciwdziałają podejmowaniu błędnych decyzji biznesowych.
Systemy ERP prowadzą również do znacznej oszczędności czasu. Ponadto, pomimo tego, że systemy ERP uchodzą za dość kosztowne rozwiązanie, mogą przyczynić się do znacznej oszczędności pieniędzy, choćby ze względu na brak konieczności rozbudowy własnego zaplecza technicznego czy infrastruktury IT.
Należy pamiętać, że systemy ERP wyposażone są w liczne funkcjonalności, dopasowane do określonych potrzeb, które mogą wpływać na większą produktywność i wydajność pracowników. Może to być m.in. informowanie o przebiegu procesu produkcji, generowanie dokumentów np. faktur czy definiowanie aktualnych zadań do wykonania. Ponadto oprogramowanie od znanych producentów można zintegrować z innymi rozwiązaniami np. z rodziną produktów EMP np. EMP b2b – narzędzie do zarządzania stanami magazynowymi i sprzedaży hurtowej w Internecie.
Ile kosztuje system ERP?
Wzrost popularności ERP spowodował, że wielu producentów systemów informatycznych postanowiło reklamować swoje produkty pod tą właśnie nazwą. Warto wobec tego sięgać po oprogramowania od znanych producentów takich jak:
- Streamsoft Verto, Prestiż,
- Enova 365,
- Comarch ERP,
- Sage Symfonia,
- InsERT,
- SAP ERP,
Na ostateczną cenę systemów ERP wpływa wiele czynników. Koszty zakupu i wdrożenia systemu ERP, zależne są przede wszystkim od rodzaju przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Oszacowanie ceny nie stanowi problemu, jeśli chodzi jedynie o proste oprogramowanie dla małych firm, które pozwala wyłącznie na wystawianie faktur czy zarządzanie magazynem. Tego typu system nie wymaga specjalnego wdrożenia a kosztuje kilkaset złotych rocznie lub kilkadziesiąt złotych w formie abonamentu miesięcznego.
Wycena bardziej rozbudowanego systemu ERP wykonywana jest indywidualnie a koszt całkowity inwestycji może być zależny od kilku czynników tj:
- rodzajów i liczby licencji uprawniających do korzystania z wybranych modułów (należy zapoznać się dokładnie z warunkami licencjonowania np. czy są one bezterminowe, czy nie posiadają ograniczonej funkcjonalności, ilu użytkowników może być do nich przypisanych oraz czy poszczególne moduły objęte są gwarancją jednej firmy),
- analizy przedwdrożeniowej,
- zakresu wdrożenia (tańsze opcje mogą nie obejmować np. szkolenia pracowników czy wsparcia posprzedażowego, co może w przyszłości generować dodatkowe koszty),
- konieczności uzupełnienia infrastruktury sprzętowej (np. serwerów, urządzeń POS), a wraz z nią z zakupem odpowiednich systemów operacyjnych i oprogramowania,
- dodatkowych kosztów związanych z aktualizacją oprogramowania.
Stosowanie innowacyjnych systemów informatycznych stanowi warunek konieczny do rozwoju przedsiębiorstwa we współczesnych warunkach rynkowych. ERP to zintegrowane narzędzia, które pozwalają na sprawne zarządzanie wszystkimi sferami biznesu. W przypadku dużych przedsiębiorstw ostateczna cena ich wdrożenia zależy jednak od wielu czynników.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP?
Przedsiębiorcy przed wdrożeniem systemu ERP do swojego biznesu, powinni zweryfikować, czy mają dostęp do wielu aplikacji zewnętrznych, które rozszerzają funkcjonalność danego modułu. Dodatkowe narzędzia mogą znacznie usprawnić niektóre z działań np. obsługę zamówień przez telefon czy integrację z takimi portalami jak Allegro. Pozwala to uniknąć w przyszłości dodatkowych kosztów np. związanych z wykupieniem nowego modułu czy aktualizacją systemu.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi rozszerzających funkcjonalność systemów ERP. EMP Mobile – aplikacja do zarządzania spotkaniami i ofertowaniem dla przedstawicieli handlowych czy EMP WEB przeznaczona dla menadżerów zespołów sprzedażowych to produkty są tego dobrym przykładem. Dzięki integracji z najpopularniejszymi systemami na rynku, produkty EMP mogą być z powodzeniem wykorzystywane zarówno w małych jak i średnich przedsiębiorstwach.